タスク管理とは
タスク管理は効率よく仕事を進めていく上でとても大切な要素です。タスク（英語：task）というのは、仕事を最小単位で表したものです。大きなプロジェクトも小さなタスクの積み重なりになりますので、適切にタスクを処理していくことが大きなプロジェクトを成功させる上でも重要になるわけです。
タスク管理のポイント
タスクを適切に管理していく上でポイントとなるのは、目の前の仕事だけに集中するのではなく、全体像とゴールを正しく認識することです。
タスク管理が上手い人には共通の特徴が見られます。
まず、それぞれのタスクの優先度をきちんと理解しています。タスクの重要性と緊急性は、どちらか一方が高ければ必ず他方も高いというわけではありません。緊急度と重要度が共に高いものを優先させるためにはそれぞれのタスクの内容をしっかりと理解しておくことが大切です。
タスクの内容を正しく理解するためにはタスクをリストアップするなど、わかりやすく整理することがポイントです。リストアップする際にはそれぞれのタスクにかかるおおよその時間を把握しておくとなお効率的でしょう。また、あまりにもタイトなスケジュールにすると作業も雑になり、ミスも増えるので余裕のある予定を立てることも大事です。
タスク管理のやり方
仕事ができる人の多くがタスク管理を上手に行っています。もともとタスク管理が得意であれば良いのですが、たとえタスク管理が下手な人でもコツをつかめば改善することができるでしょう。適切なタスク管理のセオリーは優先度を把握してリストアップしていくことですが、まずは前段階として次の4つのコツを意識しましょう。
一つ目は、タスクの具体化です。漠然とした仕事内容、工程に分類するのではなく、できる限り具体的に、そして細かく分類しましょう。
二つ目は、マルチタスクをしないことです。複数のタスクを並行して行えば効率アップするように思えますが、マルチタスクは実際のところ作業スピードや精度が下がるため非効率的です。
三つ目は、円滑なコミュニケーションを心がけることです。上司や部下、またクライアントとのコミュケーションをしっかり取りましょう。円滑なコミュニケーションは誤解なく正しく仕事を進めていく上で重要ですし、プロジェクト仲間とのコミュケーションはプロジェクト全体の進捗状況を把握する上でも大切です。
そして四つ目は、タスクを増やしすぎないことです。どのくらいのタスクが多すぎるのかは人によって異なります。大切なのは自分の許容範囲を理解しておくことと、それを超える仕事を一度に引き受けないということです。
